Sähköinen asiointi eli miten paperiton toimisto tehdään

Oikeusministeriö on vuonna 2007 asettanut oikeusavun sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn kehittämisen työryhmän valmistelemaan sähköisen asioinnin uudistamista oikeusapupäätöksiin ja palkkioiden maksatuksiin liittyen. Valtionhallinnossa on sähköiseen asiointiin suhtauduttu varsin myönteisesti, mikä onkin kansalaisten kannalta suotavaa, koska näillä uudistuksilla tavoitellaan huomattavia rahan ja työn säästöjä.

Edellä kerrottu uudistus on kuitenkin vain pisara meressä: sisäministeriön alainen poliisitoimi suoltaa tonnikaupalla paperia rikostutkinnan asianosaisille tai näiden avustajille. Tuomioistuinten menettelytavoissa on myös vielä paljon korjattavaa ennenkuin tuomiot ja päätökset saadaan sähköiseen muotoon ja asiamiesten ja tuomioistuimen välinen asiakirjojen ja tietojen vaihto saadaan toimimaan ilman vanhaa kunnon luotettavaa faksia, josta tulisi päästä kokonaan eroon ainakin viranomaisten ja asiamiesten välisessä toiminnassa.

Tulen esittämään näillä sivuilla esimerkin ja erinäisiä käytännöllis-teknisiä seikkoja ja ohjeita siitä, miten pieni tai keskisuuri lakiasiaintoimisto voi sähköistää lähes kaiken toimintansa, kaiken sisään tulevan ja ulos menevän asiakirjaliikenteen samoin kuin laskutuksen ja arkistoinnin nykyään käytettävissä olevilla, tavanomaisilla Windows- ym. työkaluilla ilman kalliita ohjelma- tai laitehankintoja. Kysymys ei ole koneista eikä ohjelmista, vaan asenteiden muuttamisesta ja uuden oppimisesta; viimeksi mainitut seikat tuntuvat kohtaavan hiljaista vastarintaa niin oikeushallinnossa kuin lakimieskollegoidenkin ajatusmaailmassa. Eräänä syynä lienee se, että tällaisella toiminnan tehostamisella säästetään työtä ja rahaa, ja se johtaa helposti työpaikkojen ja -tehtävien vähentymiseen. Valtio voisi uudistusten avulla siirtää osan yleiskuluistaan, esim. paperintulostuskuluistaan, vaikkapa asiamiesten maksettaviksi toimittamalla näille sähköistä materiaalia nykyisten paperiasiakirjojen sijasta. Näillä toimilla päästään jopa miljoonien eurojen vuosittaiseen rahansäästöön valtionhallinnossa, mikäli yksityiset toimijat saadaan mukaan talkoisiin.

Lakiasiaintoimiston asiakirjojen muuntaminen sähköiseen muotoon

Alla esitellään lakiasiaintoimiston sähköisen asiakirjahallinnan toimintatavat pääpiirteittäin ja myöhemmin yksityiskohtaisemmin, miten se tehdään. Nämä menettelytavat, ellei kysymys ole uudistustoiveistamme, ovat jo käytössämme arkipäivän työssä.

Asiakirjojen sähköisen hallinnan lähtökohtana on, että kaikki toimistoon tuleva ja sieltä lähtevä materiaali tallennetaan ja siirretään sähköisessä muodossa. Skannattu asiakirja on asiakirjan sähköinen kuva, joka voidaan tarvittaessa muuntaa yksinkertaisilla skannerien mukana tulevilla ohjelmilla editoitavaksi tekstiksi, joskin tekstin oikoluku/korjaus on aika työlästä.

Tässä esityksessä katsomme tarpeettomiksi mm. HTML-muotoiset, muotoillut sähköpostiviestit ja Power Point -esitykset ja unohdamme kaikenlaiset "Tulosta kivat lomamuistosi Canon Pixmalla" -jutut. Pyrimme yksinkertaiseen ja muotoilemattomaan tekstimuotoon, jota kukin voi halutessaan muokata tekstieditoreillaan; pelkkä teksti (RTF) on siirrettävissä ja luettavissa nopeasti ja vaivatta myös erilaisilla mobiililaitteilla, kommunikaattoreilla, puhelimilla tai kämmentietokoneilla. Pienen mobiililaitteen muistikortille on tallennettavissa, luettavissa ja siirrettävissä miljoonia sivuja tekstiä.

Nopeus ja tehokkuus ovat avainasemassa kehitettäessä uusi työmenetelmiä: uudet ja monimutkaiset tietokoneohjelmat ovat useimmiten hitaita ja syövät työaseman kapasiteettia tarpeettoman paljon ja edellyttävät tietokoneelta suurta tehoa. Tällä sivulla esitetyt menetelmät toimivat myös vanhoissa ja "hitaissa" koneissa ja ovat yhteensopivia näiden kanssa. Muotoilu, automaattiset toiminnot ja kuvat, kuten grafiikka yleensäkin, vie tietokoneelta sitä suorituskykyä, jota tarvitaan tiedostojen salamannopeaan käsittelyyn.

Asian vastaanotto ja kirjaaminen

Asiakasta koskeva kansilehti (entinen paperinen kansilehti) tehdään tekstitiedostona (.txt) ja annetaan sille tiedostonimeksi esim. kansi_virtanen(.txt), jolloin kansilehti löytyy asiakasta koskevasta sähköisestä kansiosta aina k-kirjaimen kohdalta. Tällöin Windowsin Etsi-toiminnolla voidaan hakea nopeasti kaikkien asiakkaiden kansilehdet yhdelle ruudulle. Tämä nopeuttaa juttujen vaiheen tarkistamista. Uusia toimenpiteitä lisätään kansilehdelle tulevaa laskutusta silmällä pitäen. Muistion (Notepad) ominaisuuksista eräs hyödyllinen toiminto: F5-näppäintä painettaessa ohjelma antaa päiväyksen ja kellonajan, jota ei tarvitse kirjoittaa uutta laskutustoimenpidettä lisättäessä. Diaarikirjaan tai vastaavaan merkitään asiakkaan tiedot, dno ym. sähköisesti ja tämä kansio, esim. diaari.txt, tallennetaan asiakaskansioiden yläkansioon. Asiakirjakansion sähköiseen sisältöön palataan myöhemmin. Notepad-sovellus löytyy Ohjelmat/Apuohjelmat-osastosta tai Windowsin "Etsi"-toiminnolla hakemalla C-kansiosta "Notepad"-nimellä.

Oikeusapuasiakirjat

Lomake (ainakin allekirjoitussivujen osalta) voidaan täyttää PDF-tiedostona, tulostaa, allekirjoittaa ja skannata sen PDF:ksi. Lomakkeen liitteet, tuloja ja varallisuutta koskevat asiakirjat ja tositteet, sekä haastehakemus ja rikosasioissa esitutkintapöytäkirjat skannataan samalla tavoin ja lähetetään sähköpostin liitteenä oikeusaputoimistolle. Mikäli päätös saapuu faksilla, se muunnetaan sähköiseen muotoon ja tarvittaessa toimitetaan suoraan sähköpostitse tuomioistuimelle tiedoksi. Näin oikeusapupäätöksen tulostaminen on tarpeetonta. Näin menetellen alkuperäiset asiakirjat ovat koko ajan toimistossa käytettävissä eikä faksia tai tulostinta ole tarpeen käyttää muiden kuin lomakkeen allekirjoitussivujen kanssa.

Esitutkinta-asiakirjojen tilaaminen

Tilaaminen ei yleensä ole ongelmallista, mutta esitutkintapöytäkirjojen saaminen poliisilta sähköisessä muodossa näyttää vielä olevan ylivoimaisen vaikeaa. Tämä ei edellyttäisi mitään erityisiä ohjelmia, koska poliisi kirjoittaa pöytäkirjat tekstimuodossa ja tulostaa ne. Asiamiehille ja asianosaisille tulisi voida lähettää pöytäkirjat sähköisessä muodossa, joko tavallisina tekstitiedostoina tai skannattuina näköisjäljennöksinä: tulostuskulut siirtyisivät näin menetellen valtiolta asiamiehille. Sähköpostilähetyksen salaus tai tietoturva on helposti ratkaistavissa esim. salaamalla PDF-tiedosto salasanalla tai pakkaamalla tiedostot ZIP- tai vastaavan menetelmän avulla. Salasana voidaan toimittaa asiamiehelle esimerkiksi puhelimitse tai siitä voidaan sopia asiakirjoja tilattaessa. Ei postitus- eikä tulostuskuluja valtiolle; paperitulosteista valtio voisi periä erillisen lunastuksen kulujen kattamiseksi.

Ennakkovastaukset ja asianomistajien vaatimukset

Kirjelmät kirjoitetaan tavanomaisella tekstinkäsittelyeditorilla, esim. Wordillä tai vastaavalla, teksti muunnetaan haluttaessa PDF:ksi, skannataan liiteasiakirjat PDF:ksi ja toimitetaan em. asiakirjat tuomioistuimelle. Ei faksia eikä tulostamista.

Tuomioistuimen asianosaisille ennen pääkäsittelyä toimittamat asiakirjat, kutsut ym.

Näiden osalta tulisi siirtyä kokonaan sähköiseen tiedonsiirtoon, mitä voitaisiin tehostaa esim. asettamalla asiamiehille velvoite ilmoittautua avustajaksi ja ilmoittaa sähköinen osoitteensa, johon tiedot voidaan toimittaa. Tämä tapahtuisi samalla kertaa kun oikeusministeriön oikeusapu-uudistuksessa kaavailtu laskujen ennakkoon toimittaminen tuomioistuimelle. Nykyään tuomioistuimet faksaavat tai postittavat esim. asianomistajien tai sivuväliintulijoiden vaatimuksia asiamiehille, mikäli asiamiehen henkilöllisyys sattuu olemaan tuomioistuimen tiedossa. Sanottu koskee myös hovioikeusvaihetta. Asiamiesten kirjeenvaihdon tuomioistuimen kanssa tulisi myös tapahtua sähköisesti.

Asiakirjojen hallinta pääkäsittelyssä ja tuomio

Tuomioistuimen olisi varsin yksinkertaista hallita jutun asiakirjamateriaalia sähköisesti. Käräjäoikeuksissa on käytetävissä työasema istuntosalissa ja tuomarin ja oikeuden jäsenten on helppo lukea ja/tai muokata sähköisiä asiakirjoja istunnon aikana. Tarvittaessa asiakirja voidaan tulostaa muutamassa sekunnissa, kun jutun kaikki asiakirjat ovat sähköisessä asiakirjakansiossa perinteisen paperisen juttukansion tapaan ryhmiteltynä.

Asiamies voi kannettavan tietokoneen avulla (kun sähkön saanti asiamiehen pöydälle on järjestetty) hallita jopa tuhansien sivujen suuruisia asiakirjakansioita sähköisesti ja, tulevaisuudessa ehkä saatavan internet- tai verkkoyhteyden avulla, siirtää niitä pääkäsittelyn kuluessa tuomarille tai muille asianosaisille tai asiamiehille. Tekniset kysymykset eivät ole tähänkään esteenä, tavanomaiset laitteet tavanomaisine ohjelmineen on riittävä panostus tämän menetelmän käyttöön ottamiseksi.

Tuomioistuimen antaman tai julistaman tuomion saaminen sähköisessä muodossa ei myöskään ole teknisesti vaikea toteuttaa. Jostakin syystä tätä ei ole otettu käyttöön siviili- tai rikosjutuissa. Kun tuomioistuimessa kirjoitetaan jollakin ohjelmalla tuomio tekstimuotoon, sitä ei ole tarpeen tulostaa, postittaa tai faksata, kun tekstimuotoisen asiakirjan toimittaminen ainakin asiamiehille synnyttäisi tuomioistuimissa huomattavia säästöjä tulostuskulujen siirtyessä asiamiehille ja postitus- tai faksauskulujen poistuttua.

Asian käsittely hovioikeudessa

Sähköinen asiointi tapahtuu samalla tavalla kuin alioikeudessa tai muissa tuomioistuimissa. Käytännössä hovioikeus tosin lähettää tarpeetonta paperipostia asiamiehille, kun tämä viestiliikenne voisi tapahtua sähköisesti siten kuin edellä on kerrottu.

Yleistä asiakirjojen skannauksesta

Sähköisen asiakirjan optimaalinen koko ja muoto ovat kokemuksemme mukaan seuraava: koko 300 pikseliä/tuuma ja väri mustavalkoinen text enhanced (teksti korostettu). Tällöin yhden A4-sivun koko on 20-70 kilotavua, kun se voi olla värillisenä tai harmaasävynä jopa 2 megatavua eli 100-kertainen mustavalkoiseen verrattuna. Tällainen mustavalkoasiakirja tulostuu tarkkana ja sitä voi suurentaa tietokoneen näytöllä laadun kärsimättä.

Asiakirjan yksittäiset sivut voi yleensä vaivatta liittää yhdeksi PDF-tiedostoksi skannerin mukana tulevilla ohjelmilla.

Skannattuja asiakirjoja (jotka ovat siis asiakirjan kuvia) voi OCR-toiminnolla muuntaa editoitavaksi tekstiksi. Tämä toiminto on yleensä jokaisessa skannausohjelmassa, jolla ohjataan skannerin toimintaa. Tekstin muunto ei kuitenkaan ole täysin virheetöntä, minkä vuoksi tekstin oikoluku ja korjaus on useimmiten tarpeen. Tämä toiminto on varsin käyttökelpoinen esim. laajojen paperimuodossa olevien sopimusmallien muuntamisessa tekstimuotoisiksi.

Vanhoissa käyttöjärjestelmissä (ennen Windows XP:tä) oli apuohjelmissa mukana Imaging-sovellus, jolla voi esim. täyttää lomakkeen kuvana tallennettuun asiakirjaan (TIF-muotoiseen) kirjoittamalla em. ohjelmassa tekstiä mihin tahansa kohtaan lomaketta. Nyttemmin ohjelma on saatavissa maksullisena.

Skannerien hinta vaihtelee 70 eurosta alkaen. Asiakirjasyötöllä varustetun skannerin saa n. 500 eurolla. Syöttö nopeuttaa skannausprosessia huomattavasti eikä arkkeja tarvitse syöttää laitteeseen yksittäin.

Asiakirjojen arkistointi omalle työasemalle

Kunkin asiakkaan kansio, kun se on kokonaan sähköisessä muodossa, voidaan tallentaa esim. "Arkistokaappi"-nimiseen kansioon aakkos- tai numerojärjestyksessä. Asiakkaan kansiosta löytyy hänen koko juttuhistoriansa. Vanha asiakirjasysteemi voidaan haluttaessa säilyttää nimeämällä kansiot: Peltikaappi, Riippukansiot jne.

Asiakaskansion luomisessa tulee kiinnittää huomiota järjestelmään, miten asiakirjat sijoitetaan kansioon. Tässä tiedoston tallennusnimi on keskeinen: ei ole järkevää tallentaa lähetettyä kirjettä nimellä "kirje.doc", vaan esim. "kirje_paamiehelle_20070613.doc" taikka käyttää erikseen lähetetyt ja saapuneet kirjeet -kansiota, jolloin tiedoston nimeksi riittää esim. "kirje_20070613.doc". Sähköpostiviestien kanssa menetellään samoin eikä niitä tulisi jättää sähköpostiohjelman kansioihin, vaan tallentaa ne kiintolevylle, asiakkaan kansioon. Näin tiedostojen varmuuskopionti esim. ulkoiselle kiintolevylle kattaa kaiken asiakasta koskevan aineiston.

Kokemuksen mukaan on käytännöllisintä järjestää tiedostojen nimet asiakaskansiossa niiden luonnollisen nimen mukaan: haastehakemus, valtakirja, kirje, lasku, päätös, tuomio, oikeusapuhakemus, oikeusapupäätös jne. lisäämällä haluttaessa näiden jälkeen päivämäärä esim. 20070614. Näin Windows asettaa samannimiset asiakirjat aikajärjestykseen: kirje_20070613.doc, kirje_20070614.doc, kirje_20070615.doc jne.

Asiakaskansioita voidaan siirtää sähköpostin välityksellä esim. pakkaamalla ne ZIP- tai muulla menetelmällä, esim. salaamalla PDF-tiedoston, postituksen ajaksi. Kollegalle tai yhtiökumppanille voi muutamassa sekunnissa lähettää kokonaisen kansion tarvitsematta jonottaa sitä Tampereen matkahuollossa.

Asiakaskansion systemaattisella käytöllä varmistetaan tietojen nopea löytyminen kansiosta sekä kaikkien asiakkaiden kansioista. Windowsin etsitoiminnolla voidaan hakea arkistosta esim. "kansilehti_" -haulla kaikkien asiakkaiden kansilehdet taikka etsimällä tietylle päivälle päivätyt asiakirjat.

Tavallisimmat tiedostomuodot ovat: .doc (Word), .rtf (tekstimuoto), .PDF (pdf-ohjelmalla luotu tiedosto), .TIF (eräs skannauksessa käytetty muoto) sekä .txt (muistio/notepad). Arkikäytössä .txt on nopein, mutta voi tallentaa vain puhdasta tekstiä ilman muotoilua. Txt-tiedostoa voi myös käyttää suodattimena esim. kopioitaessa internetistä tekstiä ja kuvia sisältävää materiaalia: muistio/notepad "puhdistaa" tiedoston kaikesta muusta paitsi tekstistä. PDF on valtionhallinnossakin yleisesti hyväksytty ja turvallinen tiedonsiirto- ja arkistointimuoto, joksi voidaan muuntaa lähes mikä tahansa kuva- tai tekstitiedosto. TIF on edistyneempien käyttäjien suosima asiakirjan muokkaus- ja tallennusmuoto, jota ei valtionhallinnossa oteta vastaan sen sisältämän tietoturvariskin johdosta.

Asiakkaan kansilehti voi sisältää esim. seuraavat tiedot: asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot, poliisilaitoksen ja tuomioistuimen yhteystiedot ja jutun diaarinumeron sekä vastapuolen yhteystiedot, selostuksen asiasta sekä päivämäärillä varustetun toimenpideluettelon. Tämä voidaan tarvittaessa tulostaa kansilehdeksi käräjäoikeuden pääkäsittelyä varten. Kansilehteen voi sisällyttää myös linkit lainsäädäntöön ja tarvittaviin lomakkeisiin. Laskun kirjoitusvaiheessa kansilehdeltä voidaan vaivatta kopioida toimenpiteet, niiden ajankohdat ja kestot ja liittää ne laskulomakkeelle. Kun kansilehti sijoitetaan työpöydälle, siihen voidaan muutamassa sekunnissa lisätä uudet toimenpiteet ja tietoa jutun vaiheista esim. sihteeriä tai kollegaa varten. Mikäli toimiston koneet ovat verkossa, kaikki pysyvät ajan tasalla siitä, missä vaiheessa juttu on.

Toimiston oma laskutus

Lasku voidaan kirjoittaa ja jättää alkuperäiskappaleena asiakaskansioon uuden laskun pohjaksi ja kopioida lasku Avoimet saatavat -kansioon numerojärjestyksessä. Kun lasku on maksettu, se siirretään Maksetut saatavat -kansioon. Toinen tapa on tehdä laskuja sisältävän kansion tiedostonimeen jokin lisämerkintä, joka osoittaa laskun maksetuksi. Laskut voidaan tallentaa PDF-muotoon ja lähettää sellaisenaan tuomioistuimelle tai muulle laskun saajalle. Vanhat laskut säilyvät arkistossa PDF-tiedostoina.

Toimiston kululaskut ja kuitit

Toimiston laskut, ellei niitä ole pyydetty velkojilta sähköisesti, skannataan PDF:ksi, tallennetaan maksamattomien ja maksettujen laskujen kansioihin. Pankkiohjelmilla maksaessa sähköisestä laskusta saadaan kopioimalla viite- ym. tiedot tarvitsematta kirjoittaa niitä uudestaan. Kuitit taltioidaan samalla tavoin seurantakansioon alkuperäisten maksutositteiden mennessä esim. kirjanpitäjälle. Kuitit ovat numero/päiväjärjestyksessä kuittikansiossa, josta niitä saadaan nopeasti käyttöön. PDF- ja Imaging-ohjelmilla niihin voidaan liittää esim. keltaisia muistilappuja sähköisesti.

Sähköinen kalenteri

Sähköinen kalenteri on yksinkertaista tehdä esim. Excelin avulla ja siirtää se txt-tiedostoksi, jolloin sen käsittely ja päivitys on nopeata. Kalenterin siirtäminen muille toimiston jäsenille on yksinkertaista. Kalenterissa on päivä, kuukausi, viikonpäivä ja tapahtumille varattu paikka; sitä voidaan käyttää myös fataljikirjana, jolloin kaikki tiedot ovat yhdessä tiedostossa työpöydällä saatavissa nopeasti esille.

Asiakirjojen lukeminen PDF-tiedostoista

Adobe Reader on helppokäyttöinen ja ilmainen lukuohjelma, jolla voidaan lukea tuhansien sivujen suuruisia yksittäisiä tiedostoja. Ctrl+L -toiminnolla päästään lukutilaan ja tekstiä voi suurentaa Ctrl++:lla ja pienentää Ctrl+-:lla, Ctrl+0:lla päästään yhden sivun lukutilaan. Tekstihaku Ctrl+F on myös vaivaton tapa etsiä suuresta tiedostosta oikea kohta. Readerin toimintojen osaaminen tehostaa merkittävästi Readerin käyttöä ja varsinkin laajojen asiakirjojen hallintaa.

Saapuvien faksien muuntaminen sähköiseen muotoon

Tämä on ongellinen kohta, ellei ole käytössä digitaalista mobiilifaksia taikka faksilinjaan asennettuna työasemaa, jossa oleva faksiohjelma ottaa saapuvat faksit automaattisesti vastaan. Muussa tapauksessa faksin paperitulosteet on skannattava erikseen. Tulevaisuudessa kun muut toimijat siirtyvät faksista skannereihin, tilanne korjaantuu. Faksin ongelmana on se, että jokaisella edelleenlähetyskerralla tulosteen laatu heikkenee, toisin kuin asian laita sähköisissä tiedostoissa, ellei näitä pakata pienempää muotoon. Faksin lähettäminen työasemalta on varsin vaivatonta: sähköinen tiedosto voidaan tulostaa suoraan faksiohjelmaan ja se siirtyy faksina modeemin välityksellä. Lähetettävää faksia ei tarvitse ensin tulostaa ja sitten syöttää sitä faksilaitteeseen.

Faksilaitetta voi myös käyttää skannerin sijasta siten, että lähetetään faksilaitteella omalle työasemalle, jossa on vastaanottava faksiohjelma, asiakirjoja, jotka siis saapuvat työasemaan sähköisesti. Näin saatu lähetys voidaan muuntaa vaivatta esim. PDF-tiedostoksi.

Varmuuskopiointi ja tietoturva

Näihin on olemassa monia erilaisia vaihtoehtoja: ulkoinen kiintolevy ja/tai CD/DVD-levytallennus ovat yksinkertaisia ja edullsia ratkaisuja tallentaa varmuuskopiot työaseman ulkopuolelle. Sähköpostin käytössä tiedosto tai kokonaiset kansiot voidaan pakata ja suojata salasanalla, tai salata esim. Adobe Acrobat Standard -ohjelmalla yhdeksi tiedostoksi. Tässä esityksessä ei perehdytä enemmälti näihin kysymyksiin.

Intranet-sivut web-sivuille

Asiakkaan kansiot tai muu ei-julkinen materiaali voidaan sijoittaa web-sivustolle suojattuna käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Näin avautuva kansio tai tiedostot voidaan lisäturvan saamiseksi vielä salasanalla, esim. ZIP- tai PDF-muodossa salaamalla joku tai jotkut kansiot erikseen antamalla niille tarvittaessa kullekin eri salasana. Asiakirjan voi suojata haluttaessa vaikkapa kolminkertaisesti salasanoilla, jolloin muiden pääsy ko. tiedostoon on käytännössä lähes mahdotonta.

Toimiston kotisivujen päivitys

Kotisivujen päivitykseen, ilman erityisosaamista HTML-koodeista, on mahdollista tehdä kehittämällämme tekniikalla, jossa sivujen päivittäjän ei tarvitse tuntea kuin jokunen perustava koodi (rivinvaihto, lihavointi jne.) ja jolla sivujen päivitys on nopeaa ja helppoa. Ajankohtaisia kirjoituksia voidaan lisätä päivittäin muutamassa minuutissa ilman vaaraa, että sivuille aiheutuu vahinkoa virheiden seurauksena. Menetelmä perustuu eräänlaiseen palapeliin, jolla jaetaan sivusto osiin tarvitsematta kajota muuhun kuin tekstiä sisältävään tiedostoon. Tällä sivulla oleva esitys on tehty juuri tällä menetelmällä. Ks. aiheesta lisää.

Tekstin taltiointi internetistä

Internetistä taltioitava teksti on käytännöllisintä tallentaa näin: Valitse Ctrl+A, kopioi Ctrl+C, avaa Notepad, liitä teksti Ctrl+V, tallenna tiedosto. Kuvat ja muu graafinen materiaali ei tallennu Notepadin sivulle. Mikäli halutaan tallentaa web-sivu kuvineen, Cute PDF Writer soveltuu siihen: Ctrl+P tulosta, valitse em. ohjelma tulostusvalinnoista ja tulosta PDF-tiedostoksi.

Sanelutoiminnot ja muu äänen tallennus

Äänen tallennuksessa ei enää tarvita nauhalla varustettuja laitteita, vaan erinäisillä, jopa ilmaisilla, ohjelmilla voidaan tavallisen mikrofonin avulla tallentaa esim. sanelua työasemalle ja siirtää tai lähettää se välittömästi tallennuksen päätyttyä sähköpostitse eteenpäin. Tallennusmuotona on musiikin tallennuksesta tuttu .mp3 tai .wav. Sihteeri purkaa tällaisen tallenteen omalla työasemallaan, ja alkuperäistallenne voidaan vielä tarvittaessa arkistoida asiakkaan kansioon. Tallennetta voidaan tarvittaessa muokata tai muuntaa haluttuun muotoon.

Esimerkkitiedostoja txt-muodossa:

Kansilehti
Kalenteri
Oikeusapulasku
Tyytymättömyyden ilmoitus
Kotisivupäivitys
Testamentti

Ohjelmia sähköiseen asiointiin

Cute PDF-writer: tiedostojen muuntaminen PDF:ksi (ilmainen).
Audacity Voice Recorder and Editor (ilmainen).
WinZip 11.1 (tiedostojen pakkaamiseen ja salaamiseen, maksullinen)
Sivujen vienti kotisivupalvelimelle: Smart FTP tai mbnet.fi.

Linux toimistokäytössä

Linuxin jokin versio, allekirjoittaneella mm. Debian 4.0, on oiva järjestelmä toimistokäyttöön. Järjestelmän lisäksi useimmat toimisto-ohjelmat, skannaus- sekä fax-ohjelmat, Skype, PDF-ohjelmat sekä TIF-tiedostojen työkalut ovat kaikki saatavissa verkosta ilmaiseksi. Windowsiin tottuneelle käyttäjälle vaihto Linuxiin aiheuttaa aika paljon työtä ja opettelua; kakkoskoneena, erityisesti vanhempien koneiden käyttöjärjestelmänä, jokin kevyt Linux-versio (esim. DSL tai Puppy Linux) on edullinen ja helppo tapa saada vanha kone takaisin hyötykäyttöön. Eräät kevyet Linux-versiot, mm. kaksi edellä mainittua, toimivat myös ilman kiintolevyä olevissa koneissa suoraan CD-asemasta käsin käyttäen RAM-muistia järjestelmän pyörittämiseen.